วิธีส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล: เมื่อโครงการเสร็จสิ้น การรับเงินเป็นส่วนที่ดีที่สุดส่วนหนึ่ง หากคุณเพิ่งทำงานให้ลูกค้าและทำโปรเจ็กต์เสร็จ คุณอาจต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเพื่อรับเงิน ถึงกระนั้น ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากกังวลว่าพวกเขาจะไม่ได้รับค่าจ้างสำหรับงานของพวกเขาและจะถูกทิ้งไว้โดยไม่มีเงิน แม้แต่การชำระเงินล่าช้าก็อาจทำให้ติดตามเงินของคุณได้ยาก
วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการทำตามขั้นตอนง่ายๆ แต่สำคัญเมื่อพูดคุยกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะมีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย
วิธีส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล
การสร้างใบแจ้งหนี้
ข้อมูลบริษัทของคุณ (ชื่อและที่อยู่ธุรกิจ) ข้อมูลลูกค้าของคุณ (ชื่อและที่อยู่ธุรกิจ) วันที่ออก วันครบกำหนดชำระเงิน รายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีให้ ต้นทุนต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ ภาษี ส่วนลด ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า ยอดรวมที่ต้องชำระ ดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้: การเปลี่ยนบล็อกเซลล์และการเขียนส่วนหัวอาจใช้เวลานาน ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft Office หรือ Google Suite คุณก็ประหยัดเวลาได้ด้วยการดาวน์โหลดเทมเพลต เมื่อคุณดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ คุณจะได้เค้าโครงที่พร้อมใช้งาน คุณจะต้องใส่ข้อมูลลงไปเท่านั้น คู่มือ Excel และ Word เกี่ยวกับวิธีทำใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะแสดงวิธีการทำ ใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้: หากคุณต้องการลดความซับซ้อนของขั้นตอนการส่งใบแจ้งหนี้ ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ เช่น FreshBooks และ Zoho Invoice สามารถช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีตราสินค้าแบบมืออาชีพได้ในไม่กี่วินาที นี่อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการติดตามใบแจ้งหนี้ ตรงกันข้ามกับการสร้างโฟลเดอร์ของคุณเองในคอมพิวเตอร์
เตรียมใบแจ้งหนี้ของคุณสำหรับเอกสารแนบ
สำหรับใบแจ้งหนี้ Microsoft Office หรือ Google Suite: ไม่ว่าคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นหรือดาวน์โหลดเทมเพลต คุณจะต้องบันทึกใบแจ้งหนี้เป็น PDF. สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกใบแจ้งหนี้เป็น PDF เพื่อไม่ให้บุคคลอื่นแก้ไขได้นอกจากคุณ สำหรับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ทุกรายการมีขั้นตอนการดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เป็นเทมเพลตของตัวเอง คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อเรียนรู้กระบวนการเฉพาะ หรือดูศูนย์ช่วยเหลือหรือบทช่วยสอนออนไลน์เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม ผู้อธิบายเหล่านี้จาก FreshBooks และ Zoho จะให้แนวคิดที่ดีกว่าแก่คุณ
แนบใบแจ้งหนี้ไปกับอีเมลของคุณ
ลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มอีเมลของคุณ คลิกปุ่มแพลตฟอร์มอีเมลของคุณเพื่อสร้างอีเมลใหม่ “เขียน” สำหรับ Gmail และ Yahoo “ข้อความใหม่” สำหรับ Outlook คลิกปุ่ม “แนบไฟล์” ซึ่งมักจะใช้แทนคลิปหนีบกระดาษ ค้นหาไฟล์ใบแจ้งหนี้ในที่เก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์ของคุณ ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ใบแจ้งหนี้เพื่อแนบ
ตรวจสอบและส่งใบแจ้งหนี้ของคุณ
ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อมูลในใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้อง ขั้นต่อไป ให้ตรวจสอบว่าอีเมลของคุณไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ สุดท้าย ยืนยันว่าแนบไฟล์แนบของคุณแล้ว
ตั้งค่าการช่วยเตือนสำหรับตัวคุณเอง
ไปที่โฟลเดอร์ส่งแล้ว ค้นหาอีเมลที่คุณส่งพร้อมแนบใบแจ้งหนี้ วางเมาส์เหนือบรรทัดอีเมล ทางด้านขวา ให้คลิกไอคอนนาฬิกา จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกรายการเตือนความจำที่ตั้งไว้ล่วงหน้ารายการใดรายการหนึ่ง คุณยังสามารถคลิก”เลือกวันที่และเวลา”เพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณเอง
ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลการชำระเงิน
การติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณอาจเป็นเรื่องที่งุ่มง่าม แต่เป็นขั้นตอนทางธุรกิจที่จำเป็น ท้ายที่สุดแล้ว เงินที่คุณนำมาคือสิ่งที่ทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้ แม้ว่าใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจนซึ่งคุณและลูกค้าของคุณได้ตกลงร่วมกันแล้ว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลาเสมอไป ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อการชำระเงินเลยกำหนดหรือใกล้ถึงกำหนดชำระ
อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร
ธุรกิจหรือนักแปลอิสระส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ไปที่ ลูกค้าหรือลูกค้าที่เป็นหนี้เงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ขาย ใบแจ้งหนี้เป็นกระดาษที่แสดงจำนวนเงินที่เป็นหนี้และเมื่อครบกำหนด การส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณพร้อมจำนวนเงินที่ค้างชำระและวันที่ครบกำหนดจะทำให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลา
ใบแจ้งหนี้สามารถช่วยให้คุณติดตามหนังสือของคุณ ติดตามสินค้าคงคลังของคุณ และหลีกเลี่ยง ทำผิดพลาดเกี่ยวกับภาษีธุรกิจของคุณเพื่อไม่ให้ IRS ปรากฏขึ้นและสร้างปัญหามากมาย ธุรกิจขนาดเล็กเกือบทั้งหมดต้องการสิ่งเหล่านี้และไม่สามารถทำได้หากไม่มีพวกเขา การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลา