ทำไมคุณควรลงทุนในระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและสิ่งที่คาดหวัง

คุณเบื่อที่จะจมอยู่ในกองเอกสารจำนวนมาก การป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อหน่าย และงานซ้ำๆ ที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่ อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะยอมรับระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในธุรกิจของคุณ

แนวทางปฏิบัตินี้ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ลดข้อผิดพลาด และเรียกคืนเวลาของคุณ ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าเหตุใดการลงทุนในระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ และสิ่งที่คุณคาดหวังได้จากสิ่งนี้

มาเจาะลึกกัน!

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คือกระบวนการทำงานประจำและงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ธุรกิจ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เพื่อทำให้งานที่ต้องทำด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน และลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์

เป้าหมายของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์คือการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติให้ประโยชน์มากมายที่สามารถส่งผลดีต่อธุรกิจได้หลายวิธี ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณสามารถคาดหวังได้:

ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้น

ข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดที่ลดลง

ข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสาเหตุทั่วไปของความไร้ประสิทธิภาพและความผิดพลาดในกระบวนการทางธุรกิจ ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยลดความเสี่ยงนี้ด้วยการทำให้งานประจำเป็นอัตโนมัติ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูล

การทำงานร่วมกันที่ปรับปรุงแล้ว

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยการจัดหาแพลตฟอร์มส่วนกลางที่สมาชิกในทีมสามารถ เข้าถึงข้อมูล แชร์ไฟล์ และสื่อสารแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มการสื่อสาร รับรองความรับผิดชอบ และช่วยให้การประสานงานระหว่างทีมดีขึ้น

ความสามารถในการปรับขนาดที่ดีขึ้น

ธุรกิจสามารถปรับขนาดการดำเนินงานได้โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานที่จำเป็นในการจัดการงาน ด้วยเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติ ธุรกิจของคุณจะสามารถจัดการกับงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก ซึ่งช่วยให้การขยายตัวง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลดต้นทุน

ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานโดยการปรับให้เหมาะสม กระบวนการทางธุรกิจและลดความจำเป็นในการใช้แรงงานคน การทำงานอัตโนมัติยังช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดซึ่งนำไปสู่ความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายน้อยลง

เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

กำลังมองหาระบบอัตโนมัติในบางส่วนของธุรกิจของคุณแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ต่อไปนี้คือเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ 4 ประเภททั่วไปที่ธุรกิจต่างๆ ใช้งานได้ในปัจจุบัน:

Robotic Process Automation (RPA)

RPA เป็นเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ทำให้งานและเวิร์กโฟลว์ซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติ โดยสามารถเลียนแบบการโต้ตอบของมนุษย์กับระบบซอฟต์แวร์ รวมถึงการป้อนข้อมูล การกรอกแบบฟอร์ม และงานอื่นๆ ด้วยตนเอง

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

BPM คือกรอบการทำงานสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยในการวิเคราะห์ สร้างแบบจำลอง และจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ปัญญาประดิษฐ์ (AI)

เทคโนโลยี AI จะทำงานด้านการรับรู้โดยอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลภาษา การแก้ปัญหา และ การตัดสินใจ สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนและปรับปรุงการตัดสินใจ

แพลตฟอร์มที่ใช้รหัสต่ำหรือไม่มีรหัส

แพลตฟอร์มที่ใช้รหัสต่ำหรือไม่มีรหัสช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและ ปรับแต่งเครื่องมืออัตโนมัติของตนเองโดยใช้อินเทอร์เฟซแบบลากและวางโดยไม่ต้องเขียนโค้ด ตัวอย่างที่ดีที่นี่คือ Microsoft Powerapps

วิธีปรับใช้และรวมระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

หากคุณพร้อมที่จะเพิ่มระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติให้กับธุรกิจของคุณ นี่คือขั้นตอน เพื่อปฏิบัติตามให้ถูกต้อง:

ระบุกระบวนการสำคัญที่สามารถทำกับระบบอัตโนมัติได้

ก่อนอื่นใด ให้ระบุเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการในธุรกิจของคุณที่จะได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงงานที่ทำซ้ำ ทำเอง และเกิดข้อผิดพลาด

เตรียมพร้อมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

ที่นี่ คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เลือกเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติที่เหมาะสม และพัฒนาแผนการที่จะ ใช้กลยุทธ์ระบบอัตโนมัติ คุณอาจต้องการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบและเตรียมพนักงานให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น

หากคุณไม่มีพนักงานหรือทรัพยากรที่มีความรู้ความสามารถภายในองค์กร ให้พิจารณาจ้างผู้เชี่ยวชาญเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้คำปรึกษา Powerapps เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงจากคำว่าไป

ทดสอบและผสานรวม

ณ จุดนี้ คุณต้องตรวจสอบว่าเครื่องมืออัตโนมัติทำงานตามที่ตั้งใจไว้และรวมเข้ากับธุรกิจที่มีอยู่ ระบบ คุณอาจทำการทดสอบนำร่องเพื่อประเมินประสิทธิภาพของเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติและระบุปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น

ปรับปรุงระบบของคุณ

การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คุณต้องตรวจสอบประสิทธิภาพของเครื่องมืออัตโนมัติและทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติยังคงมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขในระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ในส่วนนี้ เราจะสำรวจความท้าทายทั่วไปบางประการในการปรับใช้และบูรณาการเครื่องมือการทำงานอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ และวิธีแก้ปัญหา:

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ระบบอัตโนมัติมักจะเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงาน ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับบางคน ในการเอาชนะสิ่งนี้ ธุรกิจควรสื่อสารถึงประโยชน์ของการดำเนินการดังกล่าวและจัดการฝึกอบรมและการสนับสนุนแก่พนักงาน

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ระบบอัตโนมัติอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับเรื่องละเอียดอ่อน ข้อมูล. เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ อย่าลืมใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง และการสำรองข้อมูล

การรวมเข้ากับระบบเดิม

การรวมเครื่องมืออัตโนมัติเข้ากับระบบเดิมสามารถทำได้ ท้าทายเนื่องจากปัญหาความเข้ากันได้ เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ ให้ทำการทดสอบอย่างละเอียดล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณกำลังพิจารณาที่จะเพิ่มนั้นเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่

การจัดสรรทรัพยากร

การนำเครื่องมืออัตโนมัติไปใช้จำเป็นต้องมีการลงทุนด้านเทคโนโลยี การฝึกอบรม และสนับสนุน. ดังนั้น ให้ประเมินต้นทุนและประโยชน์ของระบบอัตโนมัติอย่างรอบคอบ และพัฒนางบประมาณสำหรับการใช้งาน

บทสรุป

ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติไม่ได้หรูหราอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ด้วยศักยภาพในการประหยัดเวลา ลดต้นทุน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ระบบอัตโนมัติจึงมอบข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่ไม่อาจมองข้าม

ดังนั้น ถึงเวลาบอกลาความน่าเบื่อหน่ายของกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและเตรียมรับมือกับ ระบบอัตโนมัติ ธุรกิจของคุณจะขอบคุณสำหรับมัน ขอให้โชคดี!