วิธีใช้ QuickBooks ออนไลน์

บทความนี้จะอธิบายวิธีใช้ QuickBooks Online โปรแกรมบัญชีทั่วไปสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางคือ QuickBooks หากคุณกำลังมองหางานด้านบัญชี การจัดการ หรืองานในสำนักงาน การเรียนรู้ QuickBooks สามารถช่วยให้คุณได้งานที่กำหนดให้คุณต้องรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้

นอกจากนี้ยังจะอธิบายวิธีทำงานทั่วไป เช่น การกระทบยอดและการลบเงินฝาก และให้คำแนะนำที่ดีที่สุดเพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากบริการ เอกสารทางบัญชีเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจจำเป็นต้องทำ และผู้เชี่ยวชาญของเรารู้ว่าคุณสมบัติ ราคา และการสนับสนุนใดบ้างที่ควรมองหา

วิธีใช้ QuickBooks Online

ทำความเข้าใจกับแดชบอร์ด QuickBooks Online

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ QuickBooks Online สำหรับ ธุรกิจคือการทำความรู้จักกับแดชบอร์ด

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี QuickBooks ทางออนไลน์ นี่คือสิ่งแรกที่คุณจะเห็น จากแดชบอร์ด คุณสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการในฐานะผู้ใช้ QuickBooks ใช้เวลาดูเมนูต่างๆ ของแดชบอร์ดเพื่อให้คุณทราบว่าทุกอย่างอยู่ที่ใด

นำเข้าข้อมูลธุรกิจของคุณ

คุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด เพราะมันรวดเร็วและ ง่ายต่อการนำเข้าข้อมูลธุรกิจของคุณไปยังแอป QuickBooks Online ของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถนำเข้าสิ่งต่างๆ เช่น ธุรกรรมธนาคาร ผังบัญชี บิลซัพพลายเออร์ พนักงาน งบประมาณ และข้อมูลลูกค้าหรือผู้ขาย

มีหลายวิธีในการนำเข้าข้อมูลไปยัง QuickBooks Online ดังนั้นคุณสามารถเลือก ที่ดีที่สุดสำหรับคุณและธุรกิจของคุณ คุณสามารถลองทำสิ่งต่างๆ เช่น:

ไฟล์ MS Excel ไฟล์ CSV Intuit Interchange Format (IIF) (นั่นคือไฟล์ข้อความที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ QuickBook) ไฟล์ Web Connect

เลือกการตั้งค่าทางการเงินของคุณ

คุณสามารถ เปลี่ยนการตั้งค่าทางการเงินในส่วนนี้ของบัญชี QuickBooks Online จากแท็บการขาย ค่าใช้จ่าย และขั้นสูง ขณะที่คุณกำลังอัปเดตข้อมูลธุรกิจของคุณ เปลี่ยนสิ่งต่างๆ เช่น การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ รายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม และสิ้นปีสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดในรายงานของคุณถูกต้อง

ปรับแต่งผังบัญชีของคุณ

ผังบัญชีของคุณคือรายการประเภทต่างๆ ที่ QuickBooks ใช้ในการจัดระเบียบเงินของบริษัทของคุณสำหรับงบการเงิน ตามค่าเริ่มต้น QuickBooks Online มีห้าหมวดหมู่: รายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ที่ใช้ QuickBooks จะปล่อยให้การตั้งค่าเหล่านี้เหมือนเดิม แต่คุณอาจต้องการเปลี่ยนหมวดหมู่เป็น พอดีกับความต้องการของคุณ คุณอาจต้องการเปลี่ยนชื่อหมวดหมู่ หรือคุณอาจต้องเพิ่มหมวดหมู่ที่หกซึ่งไม่เข้ากับห้าหมวดหมู่แรก

โดยไปที่แดชบอร์ดแล้วคลิก ใน “การบัญชี” จากนั้นคลิกที่ “ผังบัญชี” เลือก “ใหม่” จากนั้นเลือก “ค่าใช้จ่าย” หรือ “ค่าใช้จ่ายอื่นๆ” สำหรับ “ประเภทบัญชี” เลือก “ประเภทรายละเอียด” จากนั้นเพิ่มชื่อและคำอธิบายของประเภทค่าใช้จ่ายใหม่ของคุณ

ต้องการทราบวิธีส่งออกผังบัญชีของคุณใน QuickBooks Online หรือไม่ บนหน้าจอผังบัญชีของคุณ ให้คลิกปุ่ม “เรียกใช้รายงาน” คุณจะเห็นการพิมพ์ อีเมล ส่งออก และการตั้งค่า เพียงเลือกรายการที่คุณต้องการส่งออกเป็นแผ่นงาน Excel หรือไฟล์ PDF

เชื่อมต่อธนาคารและบัตรเครดิตของคุณ

ณ จุดนี้ คุณสามารถเชื่อมโยง บัญชีธนาคารและบัตรเครดิตของคุณไปยังบัญชี QuickBooks Online ของคุณ ซึ่งหมายความว่า QuickBooks จะดาวน์โหลดธุรกรรมที่ผ่านมาของคุณโดยอัตโนมัติจากบัญชีของคุณและจัดเรียงเป็นหมวดหมู่ การดำเนินการนี้จะช่วยประหยัดเวลาและแรงของคุณ เนื่องจากคุณไม่ต้องป้อนรายละเอียดใดๆ ด้วยมือ

ไปที่ “บัญชีธนาคาร” บนแดชบอร์ดแล้วคลิก “เชื่อมต่อบัญชี” จากนั้นค้นหาธนาคารของคุณและลงชื่อเข้าใช้ด้วย ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเดียวกับที่คุณใช้สำหรับธนาคารออนไลน์ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณจะสามารถดูบัญชีทั้งหมดที่คุณมีกับธนาคารนี้ได้ เลือกบัญชีธุรกิจของคุณ จากนั้นเลือกธุรกรรมที่คุณต้องการย้ายไปยังบัญชี QuickBooks ของคุณ

ธนาคารส่วนใหญ่จะแสดงธุรกรรมในช่วง 90 วันที่ผ่านมา แต่บางธนาคารจะให้คุณดูธุรกรรมย้อนหลังได้ถึง 24 เดือน เมื่อคุณเลือกธุรกรรมที่ถูกต้องแล้ว QuickBooks จะดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ จากนั้น เมื่อดาวน์โหลดธุรกรรมของคุณแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือยอมรับวิธีการจัดเรียงธุรกรรม