ฟังดูน่ากลัวเสมอ”หลังจากห้าปีของการสนับสนุนหลักและห้าปีของการสนับสนุนเพิ่มเติม Office 2013 จะสิ้นสุดการสนับสนุนเพิ่มเติมในวันที่ 11 เมษายน 2023″Microsoft เตือน”ตามนโยบายวงจรการใช้งานแบบคงที่ หลังจากวันที่นี้การอัปเดตความปลอดภัยสำหรับ Office 2013 จะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป”
เมื่อสิ้นสุดการสนับสนุน คำชี้แจงอย่างเป็นทางการยังคงดำเนินต่อไป”Microsoft จะไม่ให้การอัปเดตความปลอดภัยใหม่ใดๆ และการใช้ Office 2013 อย่างต่อเนื่องหลังจากเดือนเมษายน 2023 อาจเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยขององค์กรหรือส่งผลกระทบต่อความสามารถในการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด”และอาจเลวร้ายได้
หากไม่มีการขยายกำหนดเวลาและการอัปเดตความปลอดภัยที่ขยายออกไป แอป Office 2013 ทั้งหมดของบริษัทของคุณจะยังคงทำงานต่อไปได้ อย่างไรก็ตาม อาจมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ร้ายแรงและเป็นอันตราย และปัญหาในการดำเนินงานอื่นๆ Microsoft จะไม่ให้การสนับสนุนทางเทคนิคหรือการแก้ไขจุดบกพร่องหรือความปลอดภัยสำหรับช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้นอีกต่อไป รวมถึงการอัปเดตความปลอดภัยเพื่อปกป้องพีซีจากไวรัสที่เป็นอันตราย สปายแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายอื่นๆ การอัปเดตซอฟต์แวร์ Office 2013 ผ่าน Microsoft Update จะสิ้นสุดลง การสนับสนุนทางเทคนิคทางโทรศัพท์หรือแชทจะหยุดลง และจะไม่มีการอัพเดทการสนับสนุนเนื้อหาเพิ่มเติม และเนื้อหาความช่วยเหลือออนไลน์ส่วนใหญ่จะถูกยกเลิก
แล้วอะไรคือผลกระทบ-ข้อดีและข้อเสีย-ของการยุติการสนับสนุนนี้ และผู้เชี่ยวชาญด้าน IT จะทำอะไรได้บ้าง เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับชีวิตหลัง Office 2013 แล้วหรือยัง
สู่อนาคต
การถูกลากไปในอนาคตมักไม่เป็นที่พอใจสำหรับผู้ที่ตั้งเป้าหมายไว้ แต่มีข้อได้เปรียบที่สำคัญบางประการ: การย้ายไปยังแพลตฟอร์มระบบคลาวด์สมัยใหม่ เช่น Google Workspace และ Microsoft 365 มอบความปลอดภัยที่ดีขึ้นอย่างมากและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่มากขึ้น ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงเสียงระฆัง เสียงนกหวีด และความสามารถล่าสุด เช่น SharePoint และนวัตกรรมอื่นๆ และบริการสมัครรับข้อมูลช่วยให้มีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจากทีม Microsoft หากเกิดปัญหาขึ้น
ข้อเสีย
การย้ายไปสู่อนาคตมักมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย. พนักงานของคุณอาจปฏิเสธหรือเลิกสนใจสิ่งใหม่ๆ และบริษัทของคุณอาจพบว่าตนเองต้องใช้เวลาและเงินทุนเพื่อทำการอัปเกรดที่จำเป็นและย้ายข้อมูล ซึ่งเป็นต้นทุนของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจทำให้จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับโซลูชันใหม่ และอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานหรือทำให้เกิดการหยุดชะงัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่ได้มีการวางแผนที่สำคัญและจำเป็นหรือดำเนินการอย่างดีก่อนการเปลี่ยนแปลง
ตัวเลือกนี้เป็นตัวเลือกเสมอ ไม่อัพเกรดและเดินโซเซตามระบบเดิม แต่นั่นมาพร้อมกับความเสี่ยงโดยธรรมชาติของการไม่อัปเดตซอฟต์แวร์ การสนับสนุนใด ๆ ที่ควรระวัง ช่องโหว่ด้านความปลอดภัย และความอ่อนแอที่สำคัญของการโจมตีทางไซเบอร์เนื่องจากการรักษาความปลอดภัยที่อ่อนแอหรือถูกบุกรุก เป็นการประลองระหว่างการถูกจับโดยไม่รู้ตัวกับการเคลื่อนไหวโดยประมาทและการเป็นฝ่ายรุก
รู้ก่อนที่จะไป
แนวทางที่แข็งแกร่งและมีมโนธรรมมากขึ้นคือการมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความหมายและตัดสินใจอย่างมีเหตุผลและมีเหตุผล คุณสามารถยึดติดกับแพลตฟอร์มเดิมและถูกบังคับไม่ช้าก็เร็วให้พิจารณาการโยกย้ายที่มีค่าใช้จ่ายสูงอีกครั้ง หรือก้าวกระโดดอย่างกล้าหาญสู่อนาคตด้วยสิ่งใหม่ล่าสุดและยิ่งใหญ่ที่สุดโดยไม่ต้องทำการอัปเกรดและพึ่งพาโปรโตคอลความปลอดภัยจากยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft ที่มีทรัพยากร และความเชี่ยวชาญ
ในแง่ของการให้สิทธิ์การใช้งาน ให้เข้าใจว่า Microsoft 2013 และ Microsoft 2019 (หากคุณใช้เป็นตัวหยุดชั่วคราว) อยู่ภายใต้สิ่งที่เรียกว่าโมเดลการซื้อซอฟต์แวร์ ซึ่งหมายความว่าการให้สิทธิ์การใช้งานเป็นค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียว (คิดว่าเป็นโรงเรียนเก่า). การอัปเกรดเป็น Google Workspace หรือ Microsoft 365 มอบตัวเลือกการสมัครใช้งานที่ทันสมัยกว่า (โปรดทราบว่าการย้ายไปใช้จะส่งผลกระทบต่อแผนกบัญชีของคุณ) รวมถึงการอัปเดตทั้งหมด การแก้ไขจุดบกพร่อง และฟังก์ชันเสริมอื่นๆ ตัวอย่างเช่น Microsoft 365 ให้ทางเลือกแทนซอฟต์แวร์ในองค์กรจำนวนมาก
ใช้เวลาทำความเข้าใจว่ากระบวนการภายในจะได้รับผลกระทบจากการย้ายไปยังชุดผลิตภาพใดก็ตามที่คุณเลือกและวิธีบรรเทาโปรแกรมอย่างไร ระบบอื่นๆ จะได้รับผลกระทบอย่างไร? อาจมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในโปรแกรมหรือปลั๊กอินที่อาจทำให้เกิดปัญหาความต่อเนื่องทางธุรกิจ ดูแบบองค์รวมที่ชุดโปรแกรมที่คุณกำลังพิจารณาว่าชุดเหล่านั้นจะผสานรวมเข้ากับระบบอื่นๆ ในองค์กรของคุณได้อย่างไร และคาดการณ์การพังทลายและการแก้ไขหรือแนวทางแก้ไขที่อาจเกิดขึ้น อย่ารอให้การโยกย้ายเรียนรู้ในชั่วโมงที่สิบเอ็ดว่าปลั๊กอิน Excel ใช้งานไม่ได้ ซึ่งจะทำให้แผนกการเงินของคุณพิการ
ที่สำคัญที่สุด เตรียมพร้อมอย่างเต็มที่เพื่อฝึกอบรมพนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับประสิทธิภาพการทำงานใหม่ของคุณ ห้องชุด. การย้ายจากระบบนิเวศหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งอาจทำให้เกิดความโกลาหลและบังคับให้ผู้ใช้ต้องทำสิ่งที่พวกเขาไม่คุ้นเคยหรือไม่ถนัด มักจะไม่ใช่แอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ล การฝึกอบรมควรอยู่ในใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ปลายทางเข้าใจสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและจัดหาทรัพยากรเพื่อใช้หรือโทรหาพวกเขาหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง
Lon Clark ผู้อำนวยการฝ่ายขายทั่วโลกของ BitTitan เสนอว่า”ช่องทางมีความสำคัญอย่างยิ่ง สนับสนุนบริษัทต่างๆ ในระหว่างกระบวนการนี้เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นและไม่สูญเสียผลิตภาพ การทำงานร่วมกับผู้ให้บริการช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถมีแผนล่วงหน้าที่ชัดเจนและรัดกุม ลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นระหว่างการย้ายข้อมูล ช่วยปกป้องเวิร์กโฟลว์และเตรียมการสิ้นสุดอย่างเพียงพอ ผู้ใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลง”
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: วางแผน นำร่อง ฝึกอบรม
เห็นได้ชัดว่า การดำเนินการที่ง่ายที่สุดคือการอัปเกรด Office 2013 เวอร์ชันของคุณให้เร็วที่สุด ให้ได้มากที่สุด และวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือการเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าจะต้องย้ายข้อมูลจำนวนเท่าใด ต้องย้ายตำแหน่งใด และต้องย้ายในกรอบเวลาใด
สิ่งสำคัญอย่างยิ่งยวดคือการจัดหาการย้ายข้อมูลที่เหมาะสม เครื่องมือ ตรวจสอบและเลือกโปรแกรมที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงจาก Office 2013 ได้ดีที่สุด และดำเนินการเพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางหยุดชะงักน้อยที่สุด ค้นหาวิธีที่จะรองรับจำนวนและประเภทข้อมูลที่ต้องย้ายภายในกรอบเวลาที่กำหนด
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกำหนดภูมิปัญญาในการนำร่องโซลูชันซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft 365, Google Workspace หรืออื่น ๆ ด้วย ทีมงานของผู้ใช้ภายในที่ควรมีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านแรงงานจำนวนมาก (การตลาด การขาย ไอที การเงิน ฯลฯ) เพื่อทำความเข้าใจความพ่ายแพ้ที่อาจเกิดขึ้นและการกระแทกอย่างรวดเร็วที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนไปใช้ชุดผลิตภาพใหม่จะราบรื่น จากนั้นพวกเขาสามารถนำประสบการณ์ของพวกเขาผ่านเครือข่ายความเป็นผู้นำ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความสุขกับมันและมีส่วนร่วม วางแผนขับเคลื่อนการรับรู้ทั่วทั้งองค์กรเกี่ยวกับขอบเขตของการเปลี่ยนแปลงแพลตฟอร์ม การไม่ทำเช่นนั้นอาจทำให้เกิดสถานการณ์ที่มีการตอบกลับพนักงานจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงการขัดใจจากความเข้ากันไม่ได้และปัญหาสิทธิ์ การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วยเบราว์เซอร์ และความไม่พอใจอื่นๆ
ให้การฝึกอบรมที่เพียงพอแก่พนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับชุดของคุณ’ได้เลือกไว้จะทำให้มั่นใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน และประสิทธิภาพการทำงานสามารถกระจายไปทั่วทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่สำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจ การร่างข้อค้นพบของคุณจากโครงการนำร่องจะช่วยรับประกันว่าทีมมีความสุขและพอใจกับการเปลี่ยนแปลง หากคนส่วนใหญ่ไม่พอใจกับการย้าย เช่น ในกรณีของบริษัทที่ย้ายข้อมูลไปยัง Google Workspace แล้วพบว่าแพลตฟอร์มดังกล่าวใช้งานไม่ได้กับการดำเนินงาน ให้ปรับเปลี่ยนตามนั้น รวมถึงการย้ายข้อมูลกลับมายัง Microsoft แต่โปรดทราบว่า อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในแง่ของการประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร
ผลลัพธ์สุดท้าย
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด–ย้ายข้อมูลก่อนกำหนด เลือกตัวเลือกที่เหมาะสม เข้าร่วมโปรแกรมนำร่อง เสนอการฝึกอบรมที่เพียงพอ และหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ไม่คาดฝัน–จะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT มั่นใจได้ว่าการย้ายจาก Microsoft 2013 ไปยังชุดผลิตภาพใดที่เหมาะกับการดำเนินงานขององค์กรจะเป็นไปอย่างราบรื่น
Frank Suglia เป็นรองประธานฝ่ายบริการด้านเทคนิคของ BitTitan ซึ่งเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับพันธมิตรของบริษัทเพื่อแสดงและผลักดันรายได้ใหม่และที่เกิดขึ้นประจำ ความเชี่ยวชาญของเขา ได้แก่ SaaS, การตลาดดิจิทัลและการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, การส่งมอบโซลูชันระดับองค์กร, การขายเทคโนโลยีและวิธีการจัดส่ง และการออกแบบอินเทอร์เฟซผู้ใช้