ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุดคือการทำงานอัตโนมัติ เช่น การทำสัญญาใหม่ จัดเก็บและติดตามสัญญาเก่า จัดการเงื่อนไขของสัญญา และคอยดูว่าควรต่ออายุหรือสิ้นสุดสัญญา. สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาทำคือจัดเก็บสัญญาทั้งหมดของบริษัทไว้ในคลังดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าธุรกิจและนิติบุคคลไม่ต้องติดตามสัญญากระดาษที่เก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารอีกต่อไป
ระบบการจัดการสัญญาบางระบบรองรับสัญญากระดาษโดยให้ผู้ใช้พิมพ์และ/หรือสแกนในสัญญากระดาษที่ลงนามแล้ว เครื่องมือพื้นฐานที่สุดสำหรับการจัดการสัญญาคือเครื่องมือที่ให้คุณทำสัญญาจากเทมเพลตและ/หรือจัดเก็บสัญญาที่ลงนาม ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตสัญญาที่ซับซ้อน (CLM) ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรดำเนินการทุกขั้นตอนของกระบวนการสัญญาโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการจัดการสัญญาทุกส่วน ตั้งแต่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่าสัญญาเป็นไปตามกฎและการติดตามเหตุการณ์สำคัญของสัญญา ด้านล่างนี้เราได้กล่าวถึงซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุดบางส่วน
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุด
PandaDoc
ไลบรารีเนื้อหาและสัญญาการทำสำเนาสัญญาลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์การแจ้งเตือนตามเวลาจริงการประมวลผลการชำระเงิน
PandaDoc เป็นโซลูชันครบวงจรราคาถูกพร้อมแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งสำหรับจัดการสัญญาและเอกสาร ด้วยซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายของ PandaDoc คุณสามารถติดตามวงจรชีวิตของสัญญาทั้งหมดได้ โดยรวมแล้ว นี่เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุดที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้
ซอฟต์แวร์นี้โดดเด่นกว่าซอฟต์แวร์อื่นๆ เพราะทั้งราคาถูกและเต็มไปด้วยคุณสมบัติ ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับบริษัททุกขนาด ใช้โปรแกรมบนเบราว์เซอร์นี้หรือดาวน์โหลดแอปมือถือของ PandaDoc สำหรับ Android หรือ iOS เพื่อเริ่มต้นและทำงานอย่างรวดเร็ว
ข้อดี
การสนับสนุนลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่มีวันหยุด เอกสารไม่จำกัด ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้14 ทดลองใช้ฟรีหนึ่งวัน
ข้อเสีย
ไลบรารีเนื้อหาใช้ได้เฉพาะกับแผนธุรกิจหรือแผนองค์กร ฟีเจอร์การส่งจำนวนมากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม การผสานรวมแบบจำกัดในแผนฟรี
Agiloft
ซอฟต์แวร์ติดตามสัญญา ไลบรารีเทมเพลต ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ความปลอดภัย ปัญญาประดิษฐ์
Agiloft ยังคงเป็นซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุด ส่วนใหญ่เป็นเพราะมีคุณสมบัติมากมายและง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังเป็นแพลตฟอร์มที่มีมาอย่างยาวนานและมีลูกค้าจำนวนมากที่ใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อทำสิ่งต่างๆ เช่น สัญญาการขายและห่วงโซ่การอัปเดตที่ยาวนานซึ่งอุตสาหกรรมด้านกฎหมายชื่นชอบ และไม่เหมือนกับหลายแพลตฟอร์มที่พูดถึงความสามารถในการปรับแต่งได้ในฐานะตัวสร้างความแตกต่างที่สำคัญ Agiloft ยังให้ความสำคัญกับความง่ายในการใช้งานด้วยการสร้างส่วนต่อประสานที่เข้าใจง่าย
Agiloft ได้เปลี่ยนราคาเพื่อให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถซื้อได้ นอกจากนี้ยังได้เพิ่มคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การแก้ไขในตาราง การรายงาน Microsoft Excel แบบกำหนดเองด้วยตาราง Pivot และตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์แบบกราฟิกที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งสามารถทริกเกอร์การดำเนินการอัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงในบันทึกสัญญา หากคุณชอบแอปนี้ คุณสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ
ข้อดี
การปรับแต่งที่กว้างขวาง คุณสมบัติการจัดการวงจรชีวิตสัญญาขั้นสูง การรายงานและการวิเคราะห์โดยละเอียด การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้แบบละเอียด
ข้อเสีย
การปรับแต่งที่ไม่จำกัดอาจทำให้คุณกังวล
SuperOps PSA
เทมเพลตการติดตามเวลาเทมเพลตการตอบกลับแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
กลุ่มบริการอัตโนมัติระดับมืออาชีพ (PSA) ที่ SuperOps นำเสนอจากแพลตฟอร์มคลาวด์รวมถึงการจัดการสัญญาเป็นหนึ่งในโมดูล คุณสามารถใช้เพียงระบบ PSA หรือสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ MSP ครบชุดจากแพลตฟอร์ม SuperOps ที่รวมบริการ RMM ระบบการจัดการสัญญาช่วยธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ช่างเทคนิคอิสระไปจนถึง MSP ขนาดใหญ่
ทำได้โดยการจัดเตรียมเทมเพลตสัญญาแบบสำเร็จรูปสำหรับผู้ที่ไม่มีแผนกกฎหมายขนาดใหญ่ และโดยอนุญาตให้มีการตั้งค่าสัญญาแบบกำหนดเองในระบบ นี่คือบริการบนคลาวด์ที่มาพร้อมกับพื้นที่จัดเก็บ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าทั้งสำเนาเอกสารและดิจิทัลของสัญญาของคุณจะเสียหายจากภัยพิบัติในสถานที่ บริการนี้มีหลังของคุณ นี่คือซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุด
จุดเด่น
ตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับ MSP ที่มีข้อตกลงและสัญญาแบบกำหนดเองมากมาย ผู้สร้างสัญญาที่ใช้งานง่ายสำหรับสัญญาแบบแมนนวลเสนอแผนต่างๆ ที่เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ไปจนถึงผู้ให้บริการระดับองค์กร
ข้อเสีย
อาจได้ประโยชน์จากการทดลองใช้ 30 วันที่ยาวนานขึ้น
Concord
การสนับสนุนการเริ่มต้นใช้งาน การเจรจาที่คล่องตัว การอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ รายงาน
บันเดิลบริการอัตโนมัติระดับมืออาชีพ (PSA) ที่ SuperOps นำเสนอจากแพลตฟอร์มคลาวด์รวมการจัดการสัญญาเป็นหนึ่งเดียว ของโมดูล คุณสามารถใช้เพียงระบบ PSA หรือสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ MSP ครบชุดจากแพลตฟอร์ม SuperOps ที่รวมบริการ RMM ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุดช่วยธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ช่างเทคนิคอิสระไปจนถึง MSP ขนาดใหญ่
ทำได้โดยการจัดเตรียมเทมเพลตสัญญาแบบสำเร็จรูปสำหรับผู้ที่ไม่มีแผนกกฎหมายขนาดใหญ่ และโดยอนุญาตให้มีการตั้งค่าสัญญาแบบกำหนดเองในระบบ นี่คือบริการบนคลาวด์ที่มาพร้อมกับพื้นที่จัดเก็บ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าทั้งสำเนาเอกสารและดิจิทัลของสัญญาของคุณจะเสียหายจากภัยพิบัติในสถานที่ บริการนี้ช่วยคุณได้
ข้อดี
โซลูชันที่มั่นคงและราคาย่อมเยาสำหรับทีมขนาดเล็ก ดูเหมือนโปรแกรมประมวลผลคำและมีฟังก์ชันการประมวลผลคำ การรับรองความปลอดภัยหลายรายการ รวมถึง SOC 2 Type 2
ข้อเสีย
ไม่ใช่สำหรับเวิร์กโฟลว์การจัดการสัญญาที่ซับซ้อนมาก
DocuSign
DocuSign ให้บริการธุรกิจขนาดเล็ก ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุด ตั้งแต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงระบบ CLM เต็มรูปแบบ DocuSign เริ่มต้นจากการเป็นบริษัทลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2546 ในปี 2561 บริษัทได้ซื้อ SpringCM ซึ่งทำให้มีความสามารถด้าน CLM บริษัทต่างๆ ใช้ DocuSign เป็นจำนวนมากเพราะทุกคนสามารถใช้งานได้ง่าย
จากการตรวจสอบของเรา แผนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign นั้นดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็มีโซลูชันแบบ end-to-end สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีสัญญาจำนวนมาก คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บนเบราว์เซอร์ออนไลน์หรือใช้แอปมือถือของ DocuSign สำหรับ Android และ iOS เพื่อทำสัญญากับคุณ
ข้อดี
ทดลองใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต รองรับการแชทตลอด 24 ชั่วโมงไม่มีวันหยุด การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น
ข้อเสีย
โซลูชัน CLM เต็มรูปแบบต้องใช้ใบเสนอราคาที่กำหนดเอง การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นมีความซับซ้อนในบางครั้ง มีปัญหากับการซิงค์เอกสาร
Updraft
ผู้สร้างสัญญาที่เก็บสัญญาเวิร์กโฟลว์การจัดการสัญญา
Updraft เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการเขียนและจัดการสัญญา ใช้อัลกอริทึมเพื่อทำให้กระบวนการเขียนมีประสิทธิภาพมากขึ้น สร้างตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับสัญญาทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถติดตามภาระหน้าที่ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถใช้กล่องจดหมายที่มีรหัสสีซึ่งตั้งค่าไว้สำหรับผู้ใช้เพื่อติดตามกำหนดเวลา ระบบเวิร์กโฟลว์ของ MatterMap ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลและอัลกอริทึมเพื่อค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้นในเวิร์กโฟลว์และแนะนำผู้ใช้ตลอดขั้นตอนดังกล่าว นี่เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีที่สุด
เมื่อขั้นตอนก่อนหน้าของเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้น เป็นไปได้ที่จะเริ่มงานใหม่โดยอัตโนมัติ ระบบ MatterMap ช่วยให้คุณค้นหาสัญญาและเอกสารโครงการ คุณจึงพบสิ่งที่ต้องการได้ Updraft มีคุณสมบัติข่าวกรองธุรกิจที่ช่วยให้ผู้ใช้มองเห็นสิ่งต่าง ๆ ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น คุณสามารถคาดการณ์ตามข้อมูลเกี่ยวกับสัญญา
ข้อดี
ใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์เพื่อทำให้การร่างสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติ มีเทมเพลตจำนวนมากทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้น ติดตามกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติผ่านการแจ้งเตือน
ข้อเสีย
เหมาะกว่าสำหรับบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาคืออะไร
ผู้จัดการสัญญามักเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในตู้เก็บเอกสาร และเก็บรายการหรือสเปรดชีตของข้อตกลงต่างๆ ของกิจการ โดยสังเกตว่า ข้อกำหนดและวันที่ที่สำคัญบางประการ วิธีการจัดการสัญญานี้อาจทำให้เกิดปัญหามากมาย สัญญาอาจวางผิดที่หรือถูกดึงออกจากตู้แล้วไม่คืน
ผู้จัดการสัญญาสามารถออกจากบริษัทได้หลังจากวางระบบที่ผู้จัดการคนอื่นไม่เข้าใจ การตรวจสอบอาจเป็นงานหนักสำหรับผู้จัดการที่พวกเขาไม่สามารถทำงานของตนได้ อาจมีบันทึกมากเกินไปที่จะจัดการได้ดี ซึ่งอาจทำให้การต่ออายุราคาแพงเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจหรือทำให้สิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา (IP) บางส่วนหมดอายุลง
หลายองค์กรได้วางระบบการจัดการสัญญาไว้เนื่องจากเป็นการยากที่จะจัดการสัญญาด้วยมือและมีความเสี่ยงที่จะทำเช่นนั้น บริการเหล่านี้มักจะสัญญาว่าผู้จัดการจะช่วยประหยัดเวลา ค่าใช้จ่ายจะลดลงในระยะยาว การตรวจสอบบัญชีจะง่ายขึ้น อนาคตจะมีเสถียรภาพมากขึ้น และความเสี่ยงจะลดลง
ประโยชน์ของระบบการจัดการสัญญา
การลดความเสี่ยง
ค้นหาระบบการจัดการสัญญาที่ให้การปฏิบัติตามสัญญา ระบบการจัดการสัญญาที่ทันสมัยส่วนใหญ่นำเสนอเส้นทางการตรวจสอบที่มองเห็นได้และการตรวจสอบการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
ระบบการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพยังทำให้การตรวจสอบสัญญาของซัพพลายเออร์เป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อระบุการละเมิดนโยบายหรือกฎระเบียบที่มีความเสี่ยงสูง ในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาของคุณได้รับการเข้ารหัสและเป็นไปตามการอนุญาต เพื่อให้พวกเขาไปถึงมือที่เหมาะสม CMS พบจุดเสียตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูงในอนาคต
การเงินที่เหมาะสมที่สุด
ลดการใช้จ่ายตามดุลยพินิจ ต้นทุนค่าใช้จ่าย และอุปสรรคในการสื่อสารผ่านเวลาอัตโนมัติ ประหยัดเครื่องมือ CMS
ระบบการทำสัญญาสมัยใหม่มีเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้และเป็นอัตโนมัติเพื่อเร่งการดำเนินการตามสัญญา เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยเพิ่มการมองเห็นสัญญาผ่านแหล่งข้อมูลความจริงเดียวจากส่วนกลางเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณกำลังทำงานกับสัญญาที่เป็นปัจจุบันที่สุด
เมื่อคุณปรับใช้เวิร์กโฟลว์สัญญาที่รอบคอบ คุณจะสามารถควบคุมทั้งหมดได้ทันที สัญญาและเทมเพลตของคุณตั้งแต่การสร้าง การอนุมัติ และการจัดการไปจนถึงการเก็บถาวร วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินที่คาดไว้
คำถามที่พบบ่อย
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการสัญญาคืออะไร
รวมศูนย์และทำให้ข้อตกลงเป็นมาตรฐาน กำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักที่เหมาะสม (KPI) ภาระหน้าที่ในการติดตาม การทำงานร่วมกันเป็นทีมและการมองเห็น สื่อสารอัตโนมัติ
ใครใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา
ทีมขาย ทีมทรัพยากรบุคคล … ฝ่ายการเงินและทีมปฏิบัติการ ตัวแก้ไขเทมเพลต เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ เรดไลน์บนเบราว์เซอร์ eSignature ดั้งเดิม
เครื่องมือการจัดการสัญญาคืออะไร
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเป็นเครื่องมือสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายของสัญญาทุกฉบับในองค์กรของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของสัญญาโดยทำให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขทางการค้า เร่งกระแสเงินสดและเวลาในการสร้างรายได้ และลดความเสี่ยงในการไม่ปฏิบัติตามสัญญา