การจัดการความรู้ (KM) ซึ่งเป็นแนวคิดที่ก่อตั้งขึ้นครั้งแรกในทศวรรษที่ 1980 กำลังได้เห็นทั้งการกลับมาอย่างรวดเร็วและการเปลี่ยนแปลง พายุแห่งปัจจัยที่เอื้ออำนวยต่อแนวโน้มเหล่านี้ รวมถึงการเปลี่ยนไปทำงานทางไกลและแบบผสมผสาน การเปลี่ยนแปลงอย่างมากในการรับรู้ของลูกค้าและพนักงาน”การลาออกครั้งใหญ่”ที่เกิดขึ้นในปี 2564 และการเลิกจ้างบริษัทเทคโนโลยีจำนวนมากที่ตามมา และที่โดดเด่นที่สุดคือการเพิ่มจำนวนของเนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้างอย่างต่อเนื่อง ซึ่งกระจายอยู่ตามแอปพลิเคชันแบบแยกจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ
การจัดการความรู้ได้กลับมาอยู่ในวาระการประชุมของ CIO ในฐานะหนึ่งในความคิดริเริ่มที่สำคัญที่สุดสำหรับ ความยืดหยุ่นของธุรกิจในอีกหลายปีข้างหน้า และตอนนี้ผู้นำด้านไอทีประเมินว่าวิธีที่ดีที่สุดในการนำเทคโนโลยีมาใช้ซึ่งค้นพบ ปลูกฝัง และปกป้องความรู้โดยรวมขององค์กร และเผยแพร่อย่างราบรื่นให้กับพนักงานในที่ใดและเมื่อใดที่พวกเขาต้องการ KM เวอร์ชันใหม่นี้สัญญาว่าเทคโนโลยีล่าสุดสามารถช่วยควบคุมความสับสนวุ่นวายของเนื้อหาได้ อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนั้นให้สำเร็จหมายถึงการรับมือกับความท้าทายต่างๆ นานา
ความท้าทาย KM ยอดนิยม
การแตกแยกของแอปพลิเคชันและการเสียดสีทางดิจิทัล: การขยายตัวของแอปพลิเคชันเฉพาะทาง ขณะที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้บรรลุ ประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์–สร้างความท้าทายอื่นๆ เมื่อการแสวงหาประสิทธิภาพของงานขยายตัว จำนวนแอปที่พนักงานต้องเรียนรู้และใช้งานก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย”การแยกแอพ”นี้ทำให้ไซโลข้อมูลรุนแรงขึ้นและสร้างความขัดแย้งทางดิจิทัลผ่านการสลับแอพอย่างต่อเนื่อง ย้ายจากเครื่องมือหนึ่งไปยังอีกเครื่องมือหนึ่งเพื่อทำงานให้เสร็จ ทุกวันนี้ คนทำงานด้านความรู้โดยเฉลี่ยเข้าถึงแอปพลิเคชันได้มากถึง 40 แอปพลิเคชันต่อวัน โดยแต่ละแอปพลิเคชันมีประสบการณ์ในการค้นหา จากการสำรวจของ Gartner ล่าสุด ผู้ใช้ 44 เปอร์เซ็นต์ตัดสินใจผิดเพราะไม่ทราบข้อมูลที่อาจมี ช่วยได้ และผู้ใช้ 43 เปอร์เซ็นต์รายงานว่าไม่สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลสำคัญได้เนื่องจากได้รับการแจ้งเตือนหรือปริมาณข้อมูลมากเกินไป
ปัญหาความสามารถในการค้นหา: สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสานทำให้ ค้นหาและแบ่งปันข้อมูลได้ยากขึ้น ค้นคว้าจาก APQC แสดงให้เห็นว่าพนักงานรู้สึกสับสนว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ใด และ 45 เปอร์เซ็นต์ระบุว่ามีระบบที่ขาดการเชื่อมต่อมากเกินไป หากปราศจากความใกล้ชิดและการมีปฏิสัมพันธ์ในสำนักงานที่เกิดขึ้นเอง พนักงานก็มีโอกาสน้อยที่จะขอความช่วยเหลือและคำแนะนำ ดังนั้นพวกเขาจึงพึ่งพาสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วและอะไรก็ตามที่หาได้ง่าย-โดยไม่ต้องดำเนินการเรียนรู้อย่างลึกซึ้ง-จาก ระบบที่พวกเขาคุ้นเคยอยู่แล้ว
การระเบิดของข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง: อ้างอิงจากบริษัทวิจัย ITC ปริมาณข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างคาดว่าจะเพิ่มขึ้นจาก 33 เซตตาไบต์ในปี 2561 เป็น 175 เซตตาไบต์ (หรือ 175 พันล้านเทราไบต์) ในปี 2568 ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจากอีเมล โพสต์บนโซเชียลมีเดีย งานนำเสนอ แชท และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams และ SharePoint ล้วนเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้. หากไม่สามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ในทันที ก็เหมือนกับไม่มีข้อมูลนั้น และองค์กรต่างๆ จะพลาดโอกาสในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน องค์กรไม่สามารถได้รับประโยชน์จากการบันทึกเนื้อหานั้นเพียงอย่างเดียว เพื่อนำไปใช้งาน พวกเขาต้องสกัดคุณค่าจากมัน และด้วยการประมวลผลมากมาย จึงต้องทำให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ กล่าวอีกนัยหนึ่ง พวกเขาต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดประเภท จัดเรียง วิเคราะห์ ดึงข้อมูล และแบ่งปันกับคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
การสูญเสียความรู้ด้านสถาบัน: การลาออกของพนักงานไม่ได้เป็นเพียงการสูญเสียผู้มีความสามารถที่ดีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสูญเสียความรู้โดยปริยายอันล้ำค่าและข่าวกรองขององค์กรที่พนักงานที่จากไปนำติดตัวไปด้วย การดูแลให้ระบบอัตโนมัติและเครื่องมือที่เหมาะสมสอดคล้องกันเพื่อเพิ่มแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ KM จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นสามารถค้นหาและเรียกคืนได้ ลดการพึ่งพาสิ่งที่เก็บไว้ในหัวของพนักงานแต่ละคน
คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับผู้นำด้านไอทีและ CIO
แนวโน้มของทศวรรษที่ผ่านมาคือการเปลี่ยนจากโมเดล”พุช”(การแชร์ข้อมูลทางอีเมล) ไปเป็นโมเดล”ดึง”แบบบริการตนเอง (เช่น ไปที่ SharePoint หรือ Salesforce สำหรับสถานะล่าสุด) แม้จะมีเจตนาดี แต่สิ่งนี้ได้สร้างความสับสนให้กับเนื้อหาและเพียงแค่เปลี่ยนภาระจากการลุยอีเมลเป็นการตีกลับจากพอร์ทัลหนึ่งไปยังอีกพอร์ทัลโดยไม่มีบริบท
ตอนนี้ เทคโนโลยีฉลาดขึ้น ดังนั้นให้มองหาโอกาสที่จะย้าย ตั้งแต่การดึง (“ฉันต้องหยุดสิ่งที่กำลังทำอยู่เพื่อมองหาสิ่งที่ต้องการ”) ไปจนถึงการผลักที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นวิธีการแบบซิงโครนัสตามบริบทที่แสดงข้อมูลเชิงลึกเชิงรุกในเวลาและที่ที่จำเป็นใน การไหลของงาน
ผู้นำอยู่ภายใต้แรงกดดันเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จสูงสุด ต่อไปนี้คือเป้าหมายบางส่วนที่ฉันแนะนำให้ผู้นำคำนึงถึงหากพวกเขาต้องการก้าวไปสู่อนาคตที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้
เตรียมพร้อมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรของคุณเพื่อรองรับ KM ได้ดียิ่งขึ้น สำรวจข้อดีและข้อเสียของการยกระดับความรู้และบทบาทบริการการเรียนรู้ภายในองค์กรของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการโฟกัสที่ถูกต้อง–และการสนับสนุนความเป็นผู้นำ ในช่วงสองทศวรรษที่ผ่านมา บทบาทของ Chief Knowledge Officer (CKO) มีเข้ามาและไม่ได้รับความนิยม นอกเหนือจากชื่อเรื่องแล้ว ความต้องการที่เพิ่มขึ้นในการจัดการกับความท้าทายข้างต้นทำให้ CEO และ CIO ต้องพิจารณา บทบาทผู้นำเชิงกลยุทธ์–CKO หรืออื่นๆ -เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากความรู้ขององค์กร สร้างวัฒนธรรมแห่งการแบ่งปันความรู้ วิธีเริ่มต้นที่ดีคือการเปลี่ยนความคิดจากแบบปิดเป็นแบบเปิด แทนที่จะขอให้ผู้คนแบ่งปันความรู้ ให้ใช้ความคิดแบบ”แบ่งปันตามค่าเริ่มต้น”แล้วให้โซลูชันการค้นหาขั้นสูงค้นหาว่าสิ่งใดเกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ เทคโนโลยีและเครื่องมือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยี AI สามารถรวบรวมความรู้จากเนื้อหาที่มีอยู่ในระบบขององค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการและเครื่องมือการจัดการเนื้อหาอำนวยความสะดวกในการสร้างและแบ่งปันข้อมูล โดยไม่สร้างภาระให้กับพนักงานในการจำแนก จัดหมวดหมู่ หรือติดแท็กเนื้อหา ให้ดำเนินการจัดการโดยอัตโนมัติด้วยการแยกเอนทิตีและการวิเคราะห์เนื้อหา การค้นหาอัจฉริยะสามารถรับประกันการค้นหาในขณะที่เคารพความปลอดภัยและการอนุญาต แม้ในหลายๆ แอปพลิเคชัน อย่าใช้เวลาในการรวมระบบที่แตกต่างกันและไซโลข้อมูล นั่นคือการต่อสู้ที่แพ้ คุณจะมีแอพและที่เก็บข้อมูลมากขึ้นในวันพรุ่งนี้ จัดหาเครื่องมืออัจฉริยะที่เชื่อมต่อข้อมูลที่มีอยู่ในระบบต่างๆ เช่น การค้นหาอัจฉริยะและกราฟความรู้ ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น หรืออย่างน้อยก็ราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สำหรับผู้ที่อยู่ภายในและภายนอกสำนักงาน ใช้เครื่องมือและส่งเสริมแนวทางปฏิบัติที่ส่งเสริมการโต้ตอบแบบดิจิทัลและเสมือนจริง (ทั้งแบบซิงโครนัสและแบบอะซิงโครนัส) เพื่อเพิ่มการแบ่งปันความรู้และให้อำนาจแก่พนักงานในการดำเนินการอย่างดีที่สุดและมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่
ความรู้ขับเคลื่อนนวัตกรรม แต่น่าเศร้าที่มีเนื้อหามากเกินไปซึ่งกระจายอยู่ในแอปพลิเคชันจำนวนมากเกินไป พนักงานจึงไม่สามารถรู้และค้นพบทุกสิ่งที่ควรทำเพื่อให้มีประสิทธิภาพในการทำงานได้ การย้ายไปทำงานทางไกลทำให้ปัญหานี้รุนแรงขึ้นโดยเพิ่มการพึ่งพาเครื่องมือสำหรับการเข้าถึงข้อมูล เมื่อพนักงานพยายามหาสิ่งที่ต้องการจากข้อมูลที่มีอยู่อย่างกระจัดกระจาย ความคับข้องใจก็เพิ่มมากขึ้น ซึ่งสามารถเพิ่มผลประกอบการได้ หากไม่มีกลยุทธ์ในการจัดการกับความยากลำบากในการค้นหาข้อมูล ก็จะยิ่งแย่ลงไปอีกเมื่อทีมขนาดเล็กต้องค้นหาแอปที่ขาดการเชื่อมต่อจำนวนมหาศาลเพื่อหาสิ่งที่ต้องการ
การนำความรู้ขององค์กรไปใช้อย่างเหมาะสมคือกุญแจสำคัญสู่ความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน. แต่แนวโน้มการเติบโตของข้อมูล การกระจัดกระจายของแอพ และการทำงานแบบผสมผสานจะไม่หายไป องค์กรที่ใช้ความรู้อย่างมีประสิทธิภาพจะเป็นเจ้าของอนาคต ผู้ที่จัดวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ด้วยเครื่องมือ KM อัจฉริยะเพื่อควบคุมความรู้แบบไดนามิกในกระบวนการทำงานจะเป็นผู้นำ
เครดิตรูปภาพ: แหล่งกำเนิดแสง/depositphotos.com
Jeff Evernham เป็นรองประธานฝ่ายกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ของผู้ให้บริการการค้นหาระดับองค์กร Sinequa. อาชีพการทำงาน 30 ปีของเขาครอบคลุมถึงการให้คำปรึกษาด้านการวิเคราะห์ข้อมูล บริการระดับมืออาชีพ การขาย และบทบาทด้านวิศวกรรมในบริษัทที่ปรึกษาด้านซอฟต์แวร์และการจัดการหลายแห่ง เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทด้านวิศวกรรมจาก MIT