วิธีค้นหาเอกสารเก่าใน Gmail

หากคุณต้องการล้างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ แต่ไม่ต้องการลบสิ่งใดอย่างถาวร สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือเลือกตัวเลือกการเก็บถาวร เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล อีเมลนั้นจะย้ายออกจากโฟลเดอร์กล่องขาเข้าของคุณแต่ยังคงพร้อมใช้งานสำหรับคุณ การเก็บถาวรข้อความในไคลเอนต์อีเมล Gmail ช่วยให้คุณเก็บอีเมลธุรกิจที่สำคัญไว้โดยไม่แสดงในกล่องจดหมาย แต่ก่อนอื่นคุณต้องรู้วิธีค้นหาที่เก็บถาวรใน Gmail

เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล อาจไม่ชัดเจนว่าจะไปที่ใด ซึ่งอาจเป็นปัญหาหากคุณต้องการค้นหาข้อความเก่า Google ไม่เก็บข้อความที่เก็บถาวรไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก แต่จะย้ายไปยังป้ายกำกับที่ปกติจะใช้เพื่อแสดงข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ อีเมลบางฉบับมีความสำคัญไม่เพียงพอที่จะเก็บไว้ในกล่องจดหมายของคุณเพื่อให้คุณได้รับทันที แต่คุณอาจยังไม่พร้อมที่จะกำจัดอีเมลเหล่านี้เช่นกัน

บริการอีเมลส่วนใหญ่มีวิธีจัดเก็บข้อความที่คุณอาจต้องการดูในภายหลังแต่ยังไม่ค่อยสำคัญนักในตอนนี้ คุณสามารถใส่อีเมลเหล่านี้ในโฟลเดอร์เก็บถาวร เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ตลอดเวลาหากต้องการ วิธีที่ดีที่สุดในการล้างกล่องจดหมายทั้งหมดโดยไม่ต้องลบอีเมลคือการเก็บถาวร

ค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail ผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ใช้แถบค้นหา

เปิด Gmail แอพบนโทรศัพท์ Android และ iPhone ของคุณ แตะแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้าจอแล้วป้อนคำหลักของคุณ เลื่อนดูผลลัพธ์เพื่อค้นหาอีเมลที่ต้องการ

ใช้โฟลเดอร์อีเมลทั้งหมด

เปิดแอป Gmail และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ หากจำเป็น แตะไอคอนสามบรรทัดที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ เลือก จดหมายทั้งหมด

ค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรบน Gmail ผ่านเดสก์ท็อป

ใช้แถบค้นหา

หากคุณทราบคำหลักเกี่ยวกับอีเมลที่คุณต้องการค้นหา เช่น ผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือหัวข้อ คุณสามารถพิมพ์คำเหล่านั้นลงใน แถบค้นหาแล้วกด Enter ดูรายการผลลัพธ์เพื่อค้นหาอีเมลที่คุณต้องการ

การใช้โฟลเดอร์อีเมลทั้งหมด

เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง Gmail แถบด้านข้างจะโตขึ้น ในแถบด้านข้างนั้น คลิกที่ “จดหมายทั้งหมด” หากคุณไม่เห็น ให้คลิกเพิ่มเติม แล้วเลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็นจดหมายทั้งหมด ที่นั่น คุณจะเห็นอีเมลที่ยังไม่ถูกลบหรือเก็บถาวร

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Gmail

เก็บอีเมลใน Android

เปิดแอป Gmail เปิดข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวร หรือเลือกหลายข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวร แตะไอคอนเก็บถาวร

บน iPhone หรือ iPad

เปิดแอปสำหรับ Gmail แตะข้อความเพื่อเปิดหรือแตะรูปภาพของผู้ส่งเพื่อดูโปรไฟล์ หากคุณเลือกรูปโปรไฟล์อีเมล คุณสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปเพื่อเก็บถาวรข้อความทั้งหมดที่คุณเลือกพร้อมกัน เลือกไอคอนที่ระบุว่า”เก็บถาวร”ที่ด้านบนของหน้าจอ

บนเดสก์ท็อป

ไปที่ Gmail.com และลงชื่อเข้าใช้ เลื่อนตัวชี้เมาส์ของคุณ เหนือข้อความที่คุณต้องการบันทึก คลิกไอคอน Archive ซึ่งดูเหมือนกล่องที่มีลูกศรชี้ลงและอยู่ทางด้านขวาของข้อมูลผู้ส่งและคำอธิบายของอีเมล

เหตุใดจึงต้องเก็บถาวรอีเมลใน Gmail

เนื่องจากไม่สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้เมื่อกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยทุกสิ่ง เราได้เขียนคำแนะนำที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ โดยจะแสดงวิธีติดตามอีเมลที่เป็นงานหรือจำเป็นต้องอ่านในภายหลัง จากนั้นจึงเก็บถาวรเพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจว่าคุณเห็นทุกอย่างแล้วและมีหน้าที่รับผิดชอบ

เป็นวิธีที่จะได้รับ ไปที่ “กล่องจดหมายเป็นศูนย์”: ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลทุกฉบับในกล่องจดหมายของคุณ ย้ายไปยังที่ปลอดภัยที่คุณสามารถติดตามเป็นงาน เหตุการณ์ในปฏิทิน หรือ “อ่านภายหลัง” แล้วเก็บถาวรเพื่อไม่ให้ ในกล่องจดหมายของคุณอีกต่อไป ทำไมคุณควรล้างกล่องจดหมายของคุณ? เพราะมันช่วยให้คุณคิดได้อย่างชัดเจน ไม่ต้องกังวลว่าคุณอาจพลาดบางสิ่งหรือลืมบางสิ่งไป

การเก็บถาวรบางอย่างหมายความว่าอย่างไร

ก่อนที่คุณจะดำเนินการอย่างอื่น คุณควรทราบว่า Gmail จัดระเบียบทุกอย่างตามป้ายกำกับ ไม่ใช่ตามโฟลเดอร์ ข้อแตกต่างหลักระหว่างโฟลเดอร์และป้ายกำกับแบบดั้งเดิมคือ อีเมลสามารถพบได้ในที่เดียวเท่านั้นในโครงสร้างโฟลเดอร์ ในทางกลับกัน ป้ายกำกับช่วยให้คุณใส่ป้ายกำกับมากกว่าหนึ่งรายการในอีเมลได้

เมื่อคุณได้รับอีเมล อีเมลนั้นจะได้รับป้ายกำกับว่า”กล่องจดหมาย”โดยอัตโนมัติ เพื่อให้อีเมลนั้นปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ หลังจากนั้น คุณสามารถเลือกเพิ่มป้ายกำกับเพิ่มเติมได้ เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล คุณจะนำอีเมลนั้นออกจากกล่องจดหมาย การเก็บถาวรอีเมลใน Gmail ช่วยให้คุณล้างกล่องจดหมายได้โดยไม่ต้องลบข้อมูลใดๆ

เหมือนกับการขีดฆ่าบางอย่างออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำหรือทิ้งบางสิ่งไว้เพื่อความปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเก็บอีเมลที่สำคัญทั้งหมดและป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายเต็มเกินไป

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมฉันไม่พบอีเมลที่เก็บถาวรบน iPhone

ก่อนที่คุณจะได้รับอีเมลจากอดีต คุณต้องตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณเพื่อบันทึกข้อความ แตะไอคอน”การตั้งค่า”เลือก”Mail รายชื่อ และปฏิทิน”จากนั้นเลือกบัญชีอีเมล แตะสวิตช์เปิด/ปิดถัดจาก “เก็บข้อความ” เพื่อเปิด

ทำไมฉันไม่พบอีเมลที่เก็บถาวร

อีเมลที่เก็บถาวรไม่ปรากฏใน กล่องจดหมาย Gmail อีกต่อไป แต่จะยังคงอยู่ในป้ายกำกับจดหมายทั้งหมดจนกว่าคุณจะลบออกด้วยมือ ป้ายกำกับ”จดหมายทั้งหมด”ใน Gmail ช่วยให้ค้นหาอีเมลเก่าเหล่านี้ได้ง่าย คุณยังสามารถใช้ตัวกรองใน Gmail เพื่อค้นหาอีเมลเก่าได้อย่างรวดเร็ว

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันเก็บถาวร Gmail?

เมื่อคุณคลิก “เก็บถาวร” ข้อความจะหายไปจากกล่องจดหมายและถูกย้าย ไปที่ส่วน”จดหมายทั้งหมด”ในกรณีที่คุณต้องการอีกครั้ง คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Gmail เพื่อค้นหาข้อความที่บันทึกไว้ ข้อความที่ส่งถึงกลุ่มคนสามารถกลับมาที่กล่องจดหมายของคุณได้หากมีคนในรายชื่อตอบกลับข้อความต้นฉบับ