ดัชนีมักจะอยู่ที่ส่วนท้ายของเอกสาร แสดงรายการคำและวลีที่สำคัญที่สุดและหมายเลขหน้าที่ปรากฏ หน้าเนื้อหาและดัชนีเป็นส่วนสำคัญของเอกสารการวิจัยที่สำคัญ แฟ้มผลงานโครงการ และกรณีศึกษา เนื่องจากช่วยให้ผู้เขียนจัดลำดับงานของตน หากไม่มีหน้าดัชนี เอกสารจะไม่มีลำดับที่ถูกต้อง นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรรู้วิธีสร้างดัชนีใน Word
แม้ว่าเราจะรู้ว่ามันสำคัญแค่ไหน แต่สิ่งสำคัญคือต้องชี้ให้เห็นว่าแพลตฟอร์มประมวลผลคำจำนวนมากทำให้การเพิ่มดัชนีในเอกสารเป็นเรื่องง่าย ด้วยเหตุนี้ Microsoft Word จึงช่วยให้ผู้เขียนตั้งค่าวิธีที่รวดเร็วในการค้นหาเอกสารขนาดยาวได้โดยง่าย หนึ่งในคุณสมบัติเหล่านี้ใน Word คือหน้าดัชนี ที่นี่ เราจะแสดงวิธีสร้างดัชนีใน Word
เอกสารส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องใช้ดัชนี ในความเป็นจริงมีเพียงสารคดีขนาดยาวเช่นหนังสือเท่านั้นที่มีแนวโน้มที่จะทำเช่นนั้น แม้ว่าคุณกำลังเขียนหนังสือสารคดี ผู้จัดพิมพ์มักจะดูแลการจัดทำดัชนี แต่ถ้าคุณต้องการจัดพิมพ์หนังสือสารคดีด้วยตนเองหรือสร้างเอกสารขนาดยาว เช่น คู่มือบริษัท คุณอาจต้องการสร้างดัชนีของคุณเอง ไปที่ เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม
วิธีสร้าง ทำดัชนีใน Word
ทำเครื่องหมายงานเป็นรายการดัชนี
คลิก”เริ่ม”แล้วพิมพ์”คำ”เพื่อค้นหาแอป คลิกที่แอป Microsoft Word หรือเอกสารในรายการเพื่อเปิด ทำเครื่องหมายข้อความในเอกสาร Microsoft Word ที่คุณต้องการให้อยู่ในดัชนี คลิกแท็บการอ้างอิงบน Word Ribbon คลิกปุ่มทำเครื่องหมายรายการในกลุ่มดัชนีเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบทำเครื่องหมายรายการดัชนี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสะกดคำของคุณถูกต้องในฟิลด์ดัชนีรายการหลัก ถ้าคุณต้องการ เมื่อคุณมีคำที่สามารถบันทึกเป็นการอ้างอิงโยงหรือคำที่ประกอบขึ้นจากคำอื่น ตัวอย่างเช่น คำว่า Jupiter, Earth และ Saturn สามารถใช้เพื่อสร้างคำว่า”ดาวเคราะห์”ได้ หากคำนั้นปรากฏในหน้าเดียวหรือหลายหน้า ให้ไปที่ช่องตัวเลือกแล้วเลือกหน้าปัจจุบันหรือช่วงหน้า ภายใต้”รูปแบบหมายเลขหน้า”คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะของหมายเลขหน้าที่แสดงถัดจากคำดัชนีได้ คุณสามารถเลือกระหว่างตัวหนาและตัวเอียง คลิกปุ่มทำเครื่องหมายหรือทำเครื่องหมายทั้งหมดหลังจากเลือกวิธีที่คุณต้องการใช้ดัชนี
วิธีสร้างดัชนี
เลือกตำแหน่งในเอกสาร Word ที่คุณต้องการให้รายการเริ่มต้น บนริบบิ้นแห่งคำ คลิกแท็บสำหรับการอ้างอิง คลิกปุ่มแทรกดัชนีในกลุ่มดัชนีเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบดัชนี ปุ่มแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ในกล่องโต้ตอบดัชนีจะแสดงให้คุณเห็นว่าดัชนีจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา คุณสามารถเปลี่ยน Index Type เป็น Run-in หรือ Indented เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของ Index ได้ หากคุณเลือก”เยื้อง”คำในดัชนีของคุณที่มีรายการย่อยจะมีลักษณะเหมือนมีจุดแสดงหัวข้อย่อย ในขณะที่ Run-in จะมีลักษณะเป็นย่อหน้าที่มีเครื่องหมายจุลภาค อัฒภาค และเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ คั่นระหว่างคำ ภายใต้”ตัวอย่างก่อนพิมพ์”คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก”จัดเรียงหมายเลขหน้าขวา”หรือเว้นว่างไว้หากคุณไม่ต้องการจัดเรียงหมายเลขหน้าของคุณ คุณควรเห็นบรรทัดระหว่างคำดัชนีและหมายเลขหน้าในกล่องแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ หากคุณคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงถัดจากตัวนำแท็บ คุณสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเส้นหรือกำจัดเส้นทั้งหมดได้ หากต้องการเปลี่ยนวิธีการรวมคำ ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากรูปแบบ หากต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกตกลง หลังจากที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง ดัชนีใหม่ของคุณจะแสดงในตำแหน่งที่คุณเลือก
อัปเดตดัชนี
หลังจากที่คุณสร้างดัชนีแล้ว คุณสามารถทำเครื่องหมายรายการเพิ่มเติมและอัปเดตได้ นอกจากนี้ คุณจะต้องอัปเดตดัชนีหากคุณเปลี่ยนหรือลบรายการ คลิกในพื้นที่ดรรชนีของเอกสารของคุณ จากนั้นคลิกปุ่ม Update Index บนแท็บ References ของ Ribbon
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเคอร์เซอร์ของคุณอยู่ในดัชนี หากปุ่มเป็นสีเทา หากคุณต้องการลบดัชนีทั้งหมด ให้เลือกข้อความทั้งหมดแล้วกดปุ่ม Delete หากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้ดัชนีเลย คุณอาจต้องการลบรายการดัชนี (ด้านบน)
หน้าดัชนีคืออะไร
ดัชนีคือ หน้าที่ส่วนท้ายของเอกสารพร้อมรายการคำหลักและหมายเลขหน้าที่ใช้ ทำให้ผู้คนสามารถค้นหาหน้าที่มีคำหลักที่พวกเขาสนใจได้ง่าย นี่คือลักษณะของหน้าดัชนีในหนังสือที่มีปกแข็ง
ดัชนีคือรายการคำที่ปรากฏ ในเอกสารพร้อมหมายเลขหน้าที่พบ ช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว การเพิ่มดัชนีใน Microsoft Word ทำได้ง่าย ขั้นตอนแรกคือการทำเครื่องหมายข้อความที่ควรจะอยู่ในดัชนี จากนั้นจึงเพิ่มดัชนีเอง
คำถามที่พบบ่อย
คุณเขียนดัชนีอย่างไร
ใส่ ตามลำดับอักษรตัวแรก รวมถึงการอ้างอิงหน้าที่ถูกต้องซึ่งนำไปสู่ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับหัวข้อ อย่าแสดงรายการทุกครั้งที่มีการใช้คำหรือวลี มีความสอดคล้องกันเมื่อพูดถึงสิ่งที่คล้ายกัน ใช้หมวดหมู่ย่อยเพื่อแบ่งรายการหมายเลขหน้ายาวๆ สิ่งพิมพ์และกฎหมายควรเขียนด้วยตัวเอียง
ดัชนีควรมีกี่คำ
ดัชนีควรมีประมาณ 3% ของความยาวของหนังสือ ตัวอย่างเช่น หนังสือ 200 หน้าควรมีดัชนีหกหน้า รายการควรสั้นและประกอบด้วยคำนาม (ซึ่งอาจแก้ไขโดยคำคุณศัพท์ กริยา หรือคำนามอื่นๆ หากจำเป็น) และควรขึ้นต้นด้วยอักษรตัวใหญ่หากคำนั้นอยู่ในข้อความเท่านั้น
ดัชนีและสารบัญแตกต่างกันอย่างไร
คำว่า “สารบัญ” หมายถึงรายการที่มีหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยของบท รวมถึงหมายเลขหน้า ดัชนีคือชื่อหน้าที่แสดงคำและวลีที่สำคัญที่สุดในหนังสือ